市営墓地管理料納入通知書（口座振替用）の誤送付について

　このたび、市営墓地をご使用いただいている使用者様宛の文書を、誤って本来の住所とは異なる住所に送付する事案が発生いたしました。

　本件について、使用者の皆様には多大なご迷惑をおかけすることになりましたことを深く反省し、心よりお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。

　なお、誤送付した郵便物につきましては、全件回収いたしました。

　令和6年9月30日に大垣郵便局及び墨俣郵便局へ市営墓地管理料の口座振替対象者へ納入通知書を持ち込み、10月1日付で発送をお願いしたところ、10月2日に郵便局から市に「あて所に尋ねあたりません」と1件返送がありました。

　返送された方の氏名と住所を確認したところ、本来の住所とは異なる住所に書類を送付していたことが判明しました。

・誤送付件数：782件（口座振替対象者：835件）

　墓地区画使用者台帳データから使用者名と送付先の一覧表を作成した際に、氏名と住所にずれが生じたまま、宛名を印刷し、送付してしまいました。

郵便局との調整、誤発送先への電話連絡、訪問回収、不着調査の実施等により誤発送した郵便物につきましては、全件回収いたしました。

　送付リストの作成時に、原本とリストの突合を、さらに発送前には、郵便物とリストの突合を複数の職員で確認することを徹底してまいります。